従来の契約フローが電子化によりシンプルになる「電子契約」。ペーパーレスゆえのスピーディな取引やコスト削減が可能となりますが、導入を社内で上申するにあたり、必ずデメリットや注意点などについて聞かれることでしょう。また、導入時に気を付けるポイントを押さえることで、指摘に対し回答を準備することができ、導入後の課題にも適切に対応することができます。社内はもちろん、取引先にも影響のある電子契約について、導入前にチェックしておきたい項目を紹介します。
徐々に浸透中「電子契約」とは
インターネットを介して契約のやり取りを行い、電子署名やタイムスタンプの付与で合意成立の証拠をとり、契約締結をネット上で完結する「電子契約」。業務効率化・コスト削減の観点から、注目されつつあります。契約書を紙で管理する従来のやり方は、郵送・印紙代や、人件費、社内申請の時間などさまざまなコストがかかりますが、電子契約に切り替えることで、これらの負担を一気に圧縮することが可能です。
また、過去に締結した契約書を確認する場合、紙の書類では保管ファイルから手作業で探し出しますが、電子化することで契約書の検索が容易にでき、整理もしやすくなります。
さらに、電子署名は本人でないと押印できず、文書が変更されると署名が無効となるため、改ざんやなりすましによる署名の心配はありません。このように様々なメリットを持つ「電子契約」ですが、導入にあたりデメリットはあるのでしょうか。
デメリットはないが導入前の準備がカギ
電子契約は電子署名法によって、その証拠力が担保されています。紙文書の契約書と比較しても信頼性で劣るところは一切ありません。印紙税や郵送費のようなコストも削減でき、電子契約の導入コストを考慮しても十分コスト削減が可能です。特に印紙を貼る契約の締結数が多い企業にとっては多くのメリットがあるでしょう。
導入を進める企業にはデメリットはほとんどありませんが、企業が電子契約を導入するにあたっては、重要な課題があります。それは、契約の相手方である取引先と社内の説得です。特に「紙文化」が根強い企業や業界ではそのハードルは高くなるでしょう。
■取引先企業の理解を得る
契約は自社の話だけでなく、取引先にも関わることです。取引先にとって電子契約がどのようなメリットになるのか、コスト面・利便性の面から説得し賛同を得なければなりません。このような場合、自社との契約だけのために導入してもらうのではなく他の企業との契約にも使えることや、今の契約方法における課題の解消という観点でも説明することが必要でしょう。また、一方的に書面などで通達するのではなく、営業担当者による丁寧な説明や、取引先向け説明会を開催しても良いでしょう。
■自社内の理解を得る
スムーズに電子契約に移行するためには、実際の業務を行う社員からも理解を得る必要があります。電子契約への移行中は電子契約と紙の契約の双方が混在する状況となるため、なるべく業務フローを従来よりも増やさない工夫が必要です。導入時に混乱が起きないよう、マニュアルを作成し、さらに研修を行うなど丁寧な準備も望まれます。
人への説得と業務フロー整備を
説得の際には、当然ですが定性面と定量面の両方の説明が必要でしょう。定性面では現状の課題や電子契約に移行したあとのメリット、社会的な流れを説明し、定量面では具体的に削減可能な工数や時間、費用などを数値データで説明できるようにすると良いでしょう。現在、契約締結までにどの程度の時間と費用を要しているのかを割り出し、電子契約導入後の試算と比較し、契約にかかるスピードと業務効率アップの効果を可視化するとわかりやすいです。
実際に導入した後には移行期間があり、紙と電子契約が混在する状況となることも見据えて、どこから電子化していくのか、どの契約が紙で残るのか、業務フローが時間とともにどのように変わるかも、整理する必要があります。
電子契約の導入は中期的視点が必要
ここまで電子契約を導入するにあたっての最大のハードルである説得の活動とその進め方のポイントについて述べてきました。電子契約の導入は最終的にはメリットが大きい取り組みですが、一朝一夕に達成されるものではないため、導入後の電子化計画をしっかり作り、中長期的な視点で取り組む必要があります。導入前の丁寧な準備が一番重要なポイントと言えるでしょう。