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【電子契約とは】締結業務の迅速化と印紙税などのコスト削減を同時に実現

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書類の製本や署名捺印、郵送代・印紙代の負担など、何かと手間と費用がかかる契約書の手続き。電子帳簿保存法や電子署名法といった法律に加え、セキュリティや技術的な環境が整備されてきたことにより、電子契約が注目されています。今後、浸透していくであろう「電子契約」に関する基礎的な知識から、導入のメリットを紹介します。

電子契約とは何か

電子契約とは、インターネットなどの通信回線を使って電子文書のやり取りを行い、契約締結まで完了させる方法です。電子署名やタイムスタンプの付与で合意成立の証拠をとり、電子文書は企業のサーバーや、外部のデータセンターなどに保管されます。

日本の商取引において通常行われている紙と印鑑による契約書に比べ、作成工数の削減ができ、紛失や破損のリスクなく、迅速かつ安全な契約が可能です。スピーディな取引や情報処理で、ビジネスチャンスが広がるので、紙で契約を行ってきた企業にとって成長する手段にもなるでしょう。

印紙不要で便利で安全な手続き

・印紙代が発生しない
通常、契約書や領収書は、印紙税法上の課税文書に該当するため、収入印紙の貼付が必須でした。しかし、電子契約は印紙代が不要です。印紙税法第2条によると、課税文書は「書面の文書」のみを指し、電子文書は含まれないと解釈されます。

よって電子契約書を導入した場合、契約の内容や契約金額によっても異なりますが、1つの契約書で200円から最大で数十万円の印紙税削減が可能になります。

・セキュリティ+コンプライアンスの強化
電子契約書には、電子署名とタイムスタンプが付与されます。これらにより電子文書が署名者本人によりいつ署名されたかを証明することができ、また、それ以降電子文書が改ざんされていないことの証明ができます。

一般的に電子署名は公開鍵暗号方式という暗号技術を採用し、署名した本人だけが持つ「秘密鍵」と認証局が持つ公開鍵の組み合わせで署名が成り立っており、データを変更する場合も秘密鍵での暗号化が必要なため、本人確認とデータの改ざんが行われていないことを証明することができます。また、電子文書は企業や外部のデータセンターなどに保管されるため、原本を紙で保管する場合の紛失や改ざんリスクの低減につながります。

社内の業務改善にも役立つ

・作成から送付にかかるコストを削減
電子契約を導入することで、契約書の作成から配達・郵送までにかかるコストを削減することが可能です。封筒の用意や記入など、細かなフローもカットできます。契約書を印刷する必要も無くなるため、インク代やコピーに割く時間も減るでしょう。

・契約書の待ち時間減で管理が楽に
オンラインで契約を進めるため、紙の文書で発生する印刷待ち、押印待ちといった時間を削減できます。また、これまでに締結した契約書類は過去検索機能で容易に検索ができるので、監査への対応も迅速かつ正確に取り組めます。

・保管場所の圧縮
電子文書は企業のサーバーや、外部のデータセンターに保存されるため、倉庫やキャビネットといった保管場所を取りません。社内スペースを確保することができるため、物理的な作業や人員の負担を減らし、職場スペースを有効に活用できるでしょう。

スムーズな契約締結がもたらすメリットは多い

契約に時間がかかれば、契約の内容である商品やサービスの購入なども遅れます。また、今後のビジネスパートナーとして信用問題に関わってきます。電子契約を導入することでスピードアップとコスト削減はもちろん、付随する様々な業務にメリットをもたらします。今後、電子契約の導入を検討してみてはいかがでしょうか。