Tradeshiftでは見積、発注、請求の一連の流れに必要となるそれぞれの文書を、紐付けて作成し、保管することが可能です。
たとえば、
見積：売り手側であるサプライヤーA社が見積書を作成し、買い手側のバイヤーB社へ送付。
発注：発注の際バイヤーB社は注文書を作成してサプライヤーA社へ送付。
請求：サプライヤーA社は注文書に基づき商品/サービスを納品しバイヤーB社へ請求書を送付。
といったような、企業が購買を行う際の文書のやり取りが、サプライヤーが作成した最初のデータを用いることで簡単に行えます。バイヤーとサプライヤー双方の工数を削減し、業務を効率化することが可能です。
では実際に上記例の流れで文書を作成する場合を見てみましょう。
まずはサプライヤー側が見積書を作成します。
メニューから「新規作成」→「見積書」をクリックします。
見積書に必要事項を入力し、送信します。
サプライヤーから見積書が送信されると受信側のバイヤーにはメールでお知らせが届きます。メールのリンクをクリックし、見積書を受理します。
バイヤーはこの見積書を元に注文書を作成し送付することができます。
受理した見積書を開き、右上の「注文書の作成」ボタンをクリックします。
注文書作成画面では見積書に記載されている事項は自動的に入力されますので、発行日や注文書番号、その他必要事項を追加入力します。
この時、関連する見積書番号が入力されていることにより文書同士が紐付けられます。
全ての入力を終えたら画面下部の「送信」ボタンをクリックしサプライヤーへ送信します。
バイヤーからの注文書を受理したサプライヤーは、先ほどの見積書から注文書を作成する場合と同様に、見積書または注文書からも請求書を作成することが可能です。メニューの「ドキュメント」から該当の見積書または注文書を選択して開き、上部右の「請求書の作成」をクリッくしてください。
このように紐付けて作成した文書は、リンクによっていつでも簡単に呼び出し、閲覧することが可能となります。
請求書の作成方法については過去の実践編でもご紹介しています。
【トレードシフト実践編 #11】Tradeshiftのセキュリティ