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【トレードシフト実践編 #3】請求書を作成して送ってみよう

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*本記事は2018年5月29日に内容を更新しました。

多くの方からの声にお応えし、Tradeshiftの操作方法や業務における活用方法について紹介する実践的なブログシリーズ。第3回目はTradeshiftを使って請求書を作成し、取引先へ送付するまでの一連の手順をご説明します。

Tradeshift上で取引先とつながると、見積書や請求書といった文書の作成から送付、受理、取引先との会話(チャット)まで、すべてを一つの場所で簡単に行うことが出来ます。

それでは早速請求書を作成して送信してみましょう!

◆初めて請求書を作成する場合

初めて請求書を作成する場合には、1.ネットワークアプリから宛先を指定して、または、2.新規作成アプリから請求書作成を選択して、請求書作成画面を開きます。

1.ネットワークアプリから宛先を指定

①アプリメニューから「ネットワーク」を開くと、すでに接続済の取引先リスト一覧が自社ネットワークとして表示されます。請求書を送付したい企業名の横の「・・・」マークをクリックすると企業の詳細が表示されます。

 

②企業の詳細ウィンドウのメニューで、「文書の作成」をクリックすると、文書の送信ウィンドウが開き種類を選択できます。「請求書」を選択し、請求書入力画面を開きます。
→【3.請求書作成画面で請求内容を入力】へ進んでください。

2.新規作成アプリから請求書を選択

①アプリメニューの中から「新規作成」アイコンをクリックし、「請求書」を選択します。

 

3.請求書作成画面で請求内容を入力

請求書に必要な内容を入力していきます。
オプションフィールドには、注文書番号や契約書番号などの情報をオプションで入力することが可能です。

・支払手段を以下より指定します。複数表示することも可能です。

  • 現金払い
  • 小切手払い
  • 銀行口座
  • 国際電信送金

・その他特記事項
何か特別に連絡事項がありましたら、こちらの欄に入力してください。

・明細等のファイル(最大3MBまで)を添付することも可能です。

必要事項の入力が完了しましたら、下部のボタンをそれぞれクリックすることで、請求書を下書きとして保存、またはプレビューを確認するか、宛先へ送信します。

 

◆以前に送信済みの文書をコピーして請求書を作成する

各文書は、以前に送信済みのものをコピーして作成することも可能です。
アプリメニューから「ドキュメント」を開き、コピーしたい請求書をクリックします。

 

送信済みの請求書が開きましたら上部の「コピーして作成する」をクリックします。

請求書作成画面が開きますので内容を入力して作成します。

 

◆まだつながっていない企業への請求書の送信

ここまで自社ネットワーク内、すなわちネットワーク接続済みの取引先へ請求書を送信する場合について説明してきました。

Tradeshiftではネットワーク接続していない企業に対しても請求書などの文書を送信することができます。但し、受信側が文書とともに送信されたネットワーク追加リクエストを承認して企業アカウント同士がつながらない限り、受信側に文書は届きません。

請求書を送信してしばらく請求書の状態が変わらない場合には、受信者にリマインドを送り、ネットワーク追加リクエストを承認するよう再連絡することも可能です。

 

◆請求書を受理する

請求書をサプライヤーから受信したバイヤー企業は、請求書を”受理”したことをサプライヤーに通知することができます。

請求書を送信すると、受信者であるバイヤー企業には受信を知らせるメールが届きます。受信者がこれを受理するには、メール中央の「この請求書を受理する」のボタンをクリックします。

 

Tradeshiftにログインし、受信した請求書が表示されましたら、右上の「受理する」ボタンをクリックすると、ステータスが「受理済み」に変更され、その旨の通知が取引先へ送信されます。

請求書下部に設置されてある、「サプライヤー/バイヤーに連絡する」「同僚に連絡する」の機能を利用すれば、取引先や自社の同僚とチャット形式で会話をすることが可能です。

メッセージはメニュー「受信ボックス」からも確認できます。

 

【トレードシフト実践編 #4】Tradeshiftの言語設定