「業務効率の向上」、「テレワーク」、「残業の削減」などの言葉を耳にする機会が増えてきました。こういった取り組みは、現在政府が推進している働き方改革の一部ですが、働き方改革をうまく進められず、さまざまな課題を持つ企業が多いことも現実です。
そこで今回はなぜ働き方改革はうまく進まないのか、改善のポイントはどこにあるのか、などについて考えてみたいと思います。
働き方改革はなぜ必要？
そもそもなぜ働き方改革が必要なのでしょうか？１つの大きな目的は生産性の向上です。少子高齢化により、日本の労働人口は減少傾向にあります。労働人口減少が続けば徐々に経済も先細りになり、社会保障や公的サービスを現在と同じレベルに維持することは困難になります。こうした理由から、多様な働き方を提供することで働き手を増やすとともに、一人当たりの労働生産性を向上させることを目的に、政府は働き方改革を進めているのです。働き手が増え、生産性が向上していけば、人口が減少していく中でも現状と同等かそれ以上の成果を生み出すことができます。
また、企業側にもメリットがあります。働き方改革が進み、様々な働き方の選択肢を提供し、仕事がしやすいいい職場だというイメージをつけることで、優秀な人材を確保できるチャンスが広がるのです。
なぜ働き方改革は進まないのか？
様々なメリットがある働き方改革ですが、具体的に実践している企業においても、なかなか改革が進まないことがあります。その理由として、 多くの現場で“制度の設立しか行っていない”ことが挙げられます。
「会社からの命令で残業は月に10時間までになったので、みんな19時には上がってください。」例えばマネージャーがこんな命令を出したとしましょう。
この指示だけで業務効率が改善し、働き方改革が実現できるかと言えば、答えはNOでしょう。理由は単純です。業務量が変わらないからです。今まで21時まで作業していたものを19時までに仕上げろと言われても、それは現場に効率アップを強要しているだけで、何も現場に効率的に働くための“武器”を提供していなければ、業務を19時までに完了させるのは難しいでしょう。
上記のように、現状の業務をより短い時間で完了させるための方策を考慮せずに労働時間だけを制限しても意味はありません。こうした施策はむしろ業務を家に持ち帰ったり、隠れて残業をするといった新たな問題の火種になる可能性があるでしょう。
これらを解決するために効率的に働く施策を同時に実施することが必要です。そして効率的な働き方は、ITの活用によって実現できるでしょう。
いくつかの事例を見てみましょう。
社内情報共有ツールによる情報共有の円滑化
社内情報共有やコミュニケーションを円滑化することによって、時間効率の上昇が見込めます。
例えばメールやチャット、グループウェアなどいくつものツールが並行して使用されているケースはよくあります。連絡手段が多数に分かれていると確認漏れや対応漏れが発生する可能性が出てきます。
連絡手段やプロジェクト管理を一元化できるツールを導入すれば、コミュニケーションのスピードアップや共有漏れ防止が可能です。
その結果、返事待ちの時間カットやミスを減らし、同じ業務時間でもより多くの作業を行うことが可能になります。
テレワークにより多様な働き方と業務効率向上を実現
一時的な交通網の問題や、出産など何らかの事情で出社が難しくなるケースがあります。こういった場合に効果を発揮するのがテレワークです。
クラウド環境を活用した場所を問わないワークスタイルを構築することで自宅勤務など多様な働き方を可能にします。
例えば、介護や出産をきっかけに退職したスタッフの穴を埋めるのは、採用や教育など大きな労力が必要です。しかし自宅で作業ができる環境を構築しておくことで、スムーズな仕事の復帰や退職するスタッフの減少が期待できるでしょう。
書類の電子化による手間の削減
当たり前のように行われている書類作成や送付の業務も効率化できる部分があります。
例えば毎月発行している請求書。大企業であれば毎月多くの請求書を発行・送付していることでしょう。請求書に限らず、書類作成は印刷・発送するだけでも相当の手間とコストが発生しています。
業務上発生する書類を電子化していくことで、印刷及び郵送に関わるコスト、さらに人手をカットすることが可能です。
その結果、単純作業の時間を削減し、マネジメントや現状業務の見直しや改善などより深い業務へ集中することを可能にします。
ITをうまく使って働き方を変えよう！
ITを有効活用することでワークフローは大きく効率化し、退職するスタッフの削減やコア業務への集中を可能にします。
事例を参考にワークフローの見直しと効率化が可能なポイントをディスカッションしてみてはいかがでしょうか？ITの有効活用により、期待以上の業務効率改善が可能かもしれません。
